Аренда офиса или коворкинг: что выгоднее небольшой компании

Вопрос «где сидеть команде» рано или поздно встаёт перед каждой небольшой компанией. Пока вас трое, можно работать из дома и встречаться в кафе. Когда людей становится семь-десять, появляются клиенты, которых нужно куда-то приглашать, документы, которые нужно где-то хранить, и сотрудники, которым дома просто не работается.

В Москве у такой компании два основных пути: снять собственный небольшой офис или арендовать места в коворкинге. Оба варианта давно стали нормой, и ни один не выглядит несолидно. Но экономика у них принципиально разная, и сравнивать «цену за квадратный метр» с «ценой за место» напрямую — верный способ ошибиться.

В этой статье разберём, из чего на самом деле складывается стоимость рабочего места в обоих случаях, какие расходы обычно остаются за кадром и при каких условиях один вариант становится выгоднее другого. Все суммы — условные, для иллюстрации логики расчёта; реальные ставки зависят от района, класса здания и момента на рынке.

Что именно вы покупаете

Аренда офиса — это прежде всего пространство. Вам сдают помещение, а всё остальное — мебель, интернет, уборка, кухня, переговорная, принтер — вы организуете сами. Даже если офис сдаётся «с мебелью», за её состоянием, ремонтом и заменой придётся следить вам.

Коворкинг продаёт сервис. В цену места обычно уже входят мебель, интернет, уборка, кофе и чай, доступ к переговорным в пределах лимита, ресепшен и юридический адрес как опция. Вы платите больше за каждый квадратный метр, но не покупаете ничего, кроме права прийти и работать.

Поэтому корректное сравнение — не «аренда против коворкинга», а «полная стоимость одного рабочего места в месяц» в обоих вариантах. Только так видно, сколько на самом деле стоит посадить одного человека.

Полная стоимость офиса: считаем всё

Возьмём условную компанию Андрея — небольшое агентство из восьми человек. Он присматривает офис на 60 квадратных метров в бизнес-центре класса B у Савёловской. Арендная ставка в нашем примере — около 2,4 тыс. рублей за метр в месяц, итого 144 тыс. рублей.

Но на этом расходы не заканчиваются. Вот что добавляется каждый месяц:

• эксплуатационные и коммунальные платежи, если они не включены в ставку;
• интернет и телефония;
• уборка — своя уборщица или клининговая компания;
• вода, кофе, чай, расходники для кухни и туалета;
• обслуживание оргтехники, бумага, картриджи;
• мелкий ремонт и замена вышедшей из строя мебели.

Плюс разовые расходы при въезде: депозит, обычно равный одному-двум месяцам аренды, мебель, сетевое оборудование, кухонная техника, переезд. Для офиса Андрея это может быть 500–700 тыс. рублей. Если разложить их на три года аренды, получится ещё 15–20 тыс. в месяц.

Сложим всё вместе. Аренда 60 квадратных метров — 144 тыс. рублей, коммунальные и эксплуатационные платежи — около 20 тыс., интернет, уборка, кухня и расходники — ещё 35 тыс., амортизация мебели и техники — примерно 18 тыс. Итого около 217 тыс. рублей в месяц на восемь рабочих мест.

Получается около 27 тыс. рублей за одно рабочее место в месяц. И это без учёта времени офис-менеджера или самого руководителя, который занимается хозяйственными вопросами.

Полная стоимость коворкинга

Теперь посмотрим на коворкинг в том же районе. Закреплённое место в общем зале в нашем условном примере стоит около 22 тыс. рублей в месяц, отдельный кабинет на восемь человек — около 230 тыс. рублей. Нефиксированное место, где каждый день садишься куда придётся, дешевле — около 14–16 тыс.

Сравнение с собственным офисом выглядит неожиданно: отдельный кабинет в коворкинге стоит почти столько же, сколько полностью укомплектованный свой офис. А если команда может работать в общем зале, коворкинг даже дешевле.

Важно проверить, что именно входит в цену. Обычно в договоре прописан лимит часов в переговорной, количество гостевых визитов, объём печати. Если ваша компания много встречается с клиентами, перерасход по переговорным может добавить 10–20% к счёту. Хранение документов и вещей тоже часто оплачивается отдельно — шкафчик или сейф.

Гибкость: деньги, которые не видны в таблице

Главное преимущество коворкинга — не цена, а гибкость. Договор обычно заключается на месяц или несколько месяцев, его легко расширить или сократить. Взяли большой проект и наняли троих фрилансеров — добавили места. Проект закончился — отказались.

С собственным офисом так не получится. Договор аренды чаще всего заключается на год и больше, досрочное расторжение может стоить депозита или штрафа. Если компания растёт быстрее, чем вы рассчитывали, через полгода в офисе станет тесно, и придётся либо терпеть, либо платить за переезд. Если сокращается — платите за пустые столы.

Мы трижды за два года меняли размер команды: то семь человек, то двенадцать, то снова восемь. Если бы сидели в своём офисе, половину времени платили бы за воздух или работали друг у друга на головах. Коворкинг для нас— это страховка от собственных прогнозов. — Денис, сооснователь студии мобильной разработки на Белорусской

Эту гибкость стоит оценить в деньгах. Спросите себя: насколько точно вы знаете, сколько людей будет в команде через год? Если ответ «примерно, плюс-минус треть», то переплата за коворкинг — это цена страховки от ошибки в прогнозе.

Когда свой офис выигрывает

При всех плюсах коворкинга есть ситуации, когда собственный офис однозначно выгоднее и удобнее. Первая — стабильная команда от 15 человек. На таком масштабе стоимость сервиса коворкинга начинает заметно превышать стоимость самостоятельной организации, а экономия на одном метре умножается на большую площадь.

Вторая — работа с конфиденциальной информацией. Юристы, бухгалтерские компании, медицинские сервисы, которые обрабатывают персональные данные клиентов, должны обеспечивать их защиту в соответствии со 152-ФЗ. В общем пространстве коворкинга сделать это сложнее: чужие люди рядом, общая сеть, общие принтеры.

Третья — специфика работы. Если вам нужен склад образцов, шоурум, студия для съёмок или особое оборудование, коворкинг вряд ли подойдёт. И наконец, четвёртая — корпоративная культура. Некоторым командам важно своё пространство, где можно повесить логотип на стену, собраться всем вместе в пятницу и не думать, что за соседним столом сидят конкуренты.

Гибридные варианты

Между двумя крайностями есть промежуточные решения, которые всё чаще выбирают небольшие компании. Например, офис с готовой отделкой и мебелью, который сдаёт собственник бизнес-центра на гибких условиях. Ставка за метр выше, чем за пустое помещение, но разовые расходы при въезде минимальны, а договор можно заключить на меньший срок.

Другой вариант — небольшой свой офис для ядра команды и несколько нефиксированных мест в коворкинге для тех, кто приезжает редко. Или полностью удалённая работа с арендой переговорной комнаты на час для встреч с клиентами. Такие модели позволяют платить только за то, что действительно используется.

Стоит присмотреться и к субаренде у других компаний. Многие арендаторы, которые сократили штат, сдают часть своих площадей. Условия бывают очень выгодными, но обязательно проверьте, разрешает ли основной договор аренды субаренду, — иначе можно остаться без помещения в любой момент.

Как принять решение

Чтобы не гадать, составьте простую таблицу на ближайшие два-три года. Укажите прогноз численности команды по кварталам, полную стоимость места в обоих вариантах и разовые расходы. Добавьте сценарии: что будет, если команда вырастет в полтора раза, и что — если сократится на треть.

Посчитайте не только деньги, но и время. Сколько часов в месяц вы или ваш сотрудник будете тратить на хозяйственные вопросы в собственном офисе — закупки, ремонт, общение с управляющей компанией? Умножьте эти часы на стоимость рабочего времени. Часто именно эта цифра склоняет чашу весов в пользу коворкинга.

И наконец, обязательно сходите в оба варианта на пробу. Многие коворкинги предлагают пробный день бесплатно. Посидите там с командой, проведите встречу в переговорной, оцените шум и атмосферу. А офис посмотрите в разное время суток — утром, в обед, вечером, чтобы понять, как работает лифт, вентиляция и парковка.

Выбор, который можно пересмотреть

Нет единственно правильного ответа на вопрос «офис или коворкинг». Для команды из пяти-десяти человек с неопределённым будущим коворкинг почти всегда разумнее: он дешевле на старте и не связывает руки. Для стабильной компании от пятнадцати человек свой офис, скорее всего, окажется выгоднее и удобнее.

Главное — помнить, что это решение не навсегда. Многие компании начинают в коворкинге, вырастают, переезжают в свой офис, а потом, перейдя на гибридный формат, снова возвращаются в коворкинг. Считайте полную стоимость, закладывайте гибкость и пересматривайте выбор каждый раз, когда меняется команда или бизнес-модель.

И не забывайте про людей. Самый дешёвый вариант, в котором сотрудникам неудобно, обойдётся дороже, чем кажется: снизится продуктивность, вырастет текучесть. Спросите команду, что для неё важно, — тишина, близость к метро, парковка или возможность работать из дома два дня в неделю. Иногда ответ сам подсказывает решение.